數字檔案管理是數字時代或者說大數據時代檔案管理的發展方向，是現代的新型檔案管理模式，是對傳統檔案管理的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案管理。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否可以將檔案進行有效管理。可以說提升數字檔案管理，是實現我國檔案工作現代化，把我國建成檔案強國的一項迫切任務和重要內容。
數字檔案管理具備獨有的特點與功能：
1. 檔案資源“數字”化。數字檔案管理以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字檔案室的基本特征。
2. 檔案實體“虛擬化”。通過對紙質檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案進行數字化加工，實現檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數字檔案資源一并進行管理和規范。

3. 檔案管理系統化。將檔案業務流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中，實現數字檔案資源系統、規范管理。
4. 信息傳遞網絡化。數字檔案管理系統依附于網絡而存在，通過不同類型的網絡實現檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。
5. 檔案利用知識化。數字檔案將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來，以動態分布的方式為用戶提供服務，實現由檔案的提供向知識的提供轉變。